Etude Markess sur la dématérialisation croissante des factures

Dans Indice RH

Optimisation des processus et réduction des coûts grâce à la dématérialisation croissante des factures

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Paris, le 25 septembre 2008 – MARKESS International, société d’études et de conseil basée à Paris et à Washington, D.C., spécialisée dans l’analyse de la modernisation et de la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de l'information, annonce la parution de son étude consacrée à la dématérialisation des factures, intitulée : « Bénéfices & Gains de la Dématérialisation de Factures ».

Des pratiques de dématérialisation en hausse par rapport à 2007
Cette 3ème édition de l’étude de MARKESS International permet de mettre en lumière une progression de la dématérialisation de factures au sein des entreprises et des organisations du secteur public. En 2008, elles sont 47% à indiquer dématérialiser tout ou partie de leurs factures entrantes et/ou sortantes. Alors que le secteur privé s’est lancé dans de tels projets
depuis quelques années déjà, les organisations de la sphère publique (administrations centrales et locales, organismes sous tutelle ou rattachés à l'Etat, etc.), moins matures, s’y investissent aussi désormais. Pour rappel, 45% des entreprises du secteur privé avaient déjà sauté le pas en 2007 contre 52% désormais en 2008.

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L’avance prise par des secteurs pionniers de la dématérialisation de factures tels que la distribution et certaines industries (automobile, agro-alimentaire, etc.) est également confirmée. L’étude révèle aussi la forte montée en puissance d’entreprises opérant sur des secteurs tels que les télécommunications, les services d’utilité publique (eau, gaz, électricité,
gestion des déchets, etc.), le transport ou la logistique. Le secteur de la banque/assurance rattrape aussi son retard en la matière.
Enfin, la dématérialisation des factures s’étend à toute taille d’organisations, les plus grandes restant largement les plus matures (avec près de 3 entreprises sur 4 de plus de 2 000 employés concernées en 2008, contre 53% en 2007). La dématérialisation progresse parmi les entreprises de taille moindre, avec notamment 38% des PME pour lesquelles elle est effective en 2008, contre 32% en 2008.

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Une dématérialisation qui revêt plusieurs formes

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Diverses approches sont souvent menées conjointement, la plus aboutie étant la dématérialisation fiscale des factures qui permet aux organisations de se passer totalement aujourd’hui de l’échange et de la conservation de factures au format papier, les factures ainsi dématérialisées étant alors reconnues par l’administration fiscale.
Les diverses formes de dématérialisation de factures :
- Dématérialisation de factures papier « fournisseurs » : Mise sous forme numérique des factures reçues au format papier à l'aide de solutions de numérisation, de LAD (Lecture Automatique des Documents), de RAD (Reconnaissance Automatique des Documents), etc., permettant d'automatiser le traitement, voire l'intégration des données de facturation dans le système d'information comptable ;
- Facturation électronique ou dématérialisation « simple » de factures : Echange électronique de factures sous forme :
1) Soit de fichiers via des systèmes de télétransmission (EDI conventionnel...) ne respectant pas le Code Général des Impôts (CGI) qui définit les modalités permettant de garantir l'identité de l'auteur, l'intégrité des données de facturation et de définir les conditions d'archivage de ces informations ;
2) Soit de simples fichiers (PDF...) non signés électroniquement.
- Dématérialisation « fiscale » de factures : Echange électronique de factures sous forme :
1) Soit de fichiers structurés (EDI, XML, csv, Idocs...) signés ou non au moyen d'une signature électronique. Si le fichier n'est pas signé électroniquement, il doit dans ce cas respecter les modalités imposées par le CGI (cf. article 289bis pour les fichiers EDI) ;
2) Soit de fichiers non structurés (PDF...) obligatoirement signés au moyen d'une signature électronique et dans le respect des modalités imposées par le CGI (cf. article 289 V).
Concernant les factures entrantes (ou factures « fournisseurs » reçues par les organisations), les responsables interrogés ont opté en 2008 pour :
- La dématérialisation de factures fournisseurs reçues au format papier puis numérisées  (40% des organisations interrogées) tout en conservant l’original papier ;
- La dématérialisation « simple » de factures ou facturation électronique (29% des organisations) impliquant néanmoins la réception complémentaire des factures au format papier ;
- La dématérialisation « fiscale » des factures (16% des organisations).
D’ici 2010, de nombreux projets devraient voir le jour avec une croissance plus particulièrement prononcée en faveur des projets favorisant l’échange électronique des factures, que ce soit sous forme de dématérialisation fiscale ou de dématérialisation simple, et dont le délai de retour sur investissement est relativement court (inférieur à 12 mois selon plus de 75% des organisations interviewées). Du côté des factures sortantes (ou factures « clients »), les entreprises interrogées mentionnent recourir en 2008 à :
- La dématérialisation « simple » de factures ou facturation électronique pour 46% des entreprises, leur permettant d’adresser les factures au format électronique, en plus des
factures au format papier ;
- La dématérialisation « fiscale » des factures pour 37% des entreprises.
Dans les deux ans à venir, les entreprises devraient largement avoir adopté la dématérialisation fiscale de leurs factures sortantes.

Des gains tangibles avec la dématérialisation de factures
En tête des motivations des organisations à dématérialiser leurs factures, qu’elles soient entrantes ou sortantes, se trouve la perspective de réduire divers coûts (traitement,
production, archivage…) et de réaliser des économies financières parfois conséquentes. Même si les projets de dématérialisation de factures restent encore souvent à l’initiative des organisations recevant les factures, dans un souci plus particulièrement d’automatisation de leurs processus comptables et financiers, fournisseurs et clients ont désormais conscience des bénéfices que chacun peut tirer de la dématérialisation des factures et flux associés. La dématérialisation fiscale des factures entrantes permet en effet la réduction des coûts de traitement des factures en interne (avec notamment la ré-allocation de personnel dédié au traitement des factures fournisseurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tels que l’analyse budgétaire), la diminution des frais d’archivage (l’archivage physique des factures papier n’étant plus nécessaire), la réduction du délai de traitement des factures, accélérant ainsi le processus de facturation, et la diminution du nombre d’erreurs et donc des litiges pouvant en résulter.
Pour les fournisseurs ayant suivi leurs clients dans leur projet de dématérialisation fiscale des factures ou la proposant d’eux-mêmes à leurs clients, les principaux gains constatés reposent sur la réduction des coûts de production des factures (grâce à l’élimination des coûts liés à l’éditique, à la mise sous pli, à l’affranchissement…), la réduction des coûts de
traitement (manipulation, consultation, recherche…), l’amélioration de la relation client (notamment avec l’offre de services à valeur ajoutée), la diminution des frais d’archivage et la garantie d’authenticité et d’intégrité des factures ainsi émises.
La prise en compte de tels gains et de leur quantification devrait conforter les organisations ayant expérimenté la dématérialisation avec un type de factures (entrantes ou sortantes) à déployer de tels projets de façon bi-latérale mais aussi à une plus grande échelle, tant en termes de partenaires impliqués, de volume de factures traitées ou de périmètre
géographique couvert. De même, la communication sur les bénéfices associés à la dématérialisation de factures devrait contribuer à progressivement convaincre les plus réfractaires, l’implication du plus grand nombre de partenaires dans ces projets de dématérialisation de factures ne pouvant que renforcer les gains obtenus par chacun.
La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews réalisées au 3ème trimestre 2008 auprès de 210 organisations privées et publiques basées en France.
Par ailleurs, 33 prestataires actifs sur le marché français de la dématérialisation de factures ont aussi été interrogés parmi lesquels 170 Systems, Accelya, Agena 3000, Atos Worldline, Azur Technology, B-Process, BasWare, CDC Arkhineo, Crossgate, Dimo Gestion, EDT, EMC, Esker, Generix Group, Inforsud Editique, Itesoft, Jouve, Kofax France, Pitney Bowes Asterion, Pixid, Prologue, Quadrem Europe, ReadSoft, Ricoh, SATI, Seeburger, Seres (Doc@post - Groupe La Poste), Tradecard, TrustMission, Xerox Global Services…