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Paie : les bulletins électroniques légaux

28 Mai 2009 , Rédigé par Sandrine Publié dans #Ressources humaines

Sur Indexel.net 

 
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La loi sur la dématérialisation des fiches de paie est désormais applicable. Les entreprises peuvent donc éliminer le papier si elles le souhaitent.

 

C'est fait ! Depuis sa publication au Journal officiel le 13 mai 2009, la loi dite de "simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures" (2009-526) permet de dématérialiser les bulletins de paie. Mais le salarié reste libre d'accepter ou de refuser cette dématérialisation. Pour l'entreprise, le coût d'émission d'un bulletin de paie électronique et son acheminement est évidemment bien plus faible que celui du papier. Côté archivage, la loi stipule que l'entreprise doit conserver le bulletin de paie au minimum cinq ans. Au delà, la charge incombe au salarié. L'État a donc décidé de faire l'impasse sur la principale difficulté technique de la dématérialisation : la conservation sur quarante ans de documents électroniques.

Jusqu'à preuve du contraire, le papier reste le seul support fiable pour sauvegarder des données au delà de trente ans. C'est notamment pour cette raison que tous les documents les plus importants de l'État sont conservés sur papier et non sur un support numérique. Car, de fait, la durée de vie des meilleurs supports optiques (CD, DVD) n'excède pas vingt ans... et encore faudra-t-il pouvoir les lire après un tel délai ! Essayez donc de trouver aujourd'hui un lecteur de disquettes 5 pouces ¼... La seule solution fiable pour stocker pendant quarante ans une fiche de paie dématérialisée est de se tourner vers un tiers de confiance dont c'est le métier. L'État prépare aussi un projet de coffre fort virtuel pour encadrer cette activité. Il pourrait également jouer le rôle du coffre fort puisque l'administration possède déjà l'ensemble des données nécessaires au calcul des impôts et des retraites. Les spécialistes de l'externalisation de paie devraient enfin, eux aussi, proposer des solutions.

 

Reste qu'indéniablement la dématérialisation des fiches de paie a un sens au niveau écologique : la France imprime chaque année quelque 200 millions de bulletins de paie, soit 8 milliards de bulletins sur une durée moyenne de vie active de 40 ans. Sans compter le coût de l'acheminement de ces milliards de lettres partout en France, l'impression de 8 milliards de fiches de paie pendant 40 ans nécessite : 680 000 arbres, 120 000 barils de pétrole, 200 millions de kWh d'électricité, 1 milliard de litres d'eau, 125 000 litres de tonner, soit, au bas mot 175 000 m3 de déchets. Autant de ressources que les entreprises citoyennes et responsables auront à cœur de préserver...

De leur côté, les salariés mal informés qui tenteront de sauvegarder eux-mêmes leurs bulletins de paie pendant quarante ans risquent d'avoir quelques surprises. Nous les invitons à lire nos conseils pour sauvegarder leurs données.

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